Новий рівень електронного документообігу: система електронного підпису Doc-JetIQ

В епоху цифрових технологій процеси документообігу зазнають значних змін. Електронний підпис, який ще нещодавно вважався складним нововведенням, поступово стає невід’ємною частиною сучасних організацій. В цьому контексті ВНТУ зробив важливий крок вперед, завершивши розробку системи електронного підпису документів, інтегрованої у платформу Doc-JetIQ.

Для чого потрібна система?

Система електронного підпису Doc-JetIQ створена для зручного і безпечного підписання документів внутрішнього користування. Основне завдання — забезпечити швидкий і прозорий процес узгодження та затвердження документів усіма необхідними учасниками. Відтепер звичайний текстовий файл перетворюється на повноцінний електронний документ із законодавчою силою.

Як працює система?

Основна перевага системи — зручність і багаторівневий підхід до підписання документів. Кожен документ у форматі docx, завантажений до системи, проходить певний шлях: після завантаження документа в систему він автоматично розподіляється між двома групами користувачів: тими, хто узгоджує документ, і тим, хто його затверджує. Залежно від ролі користувача, документ можна або погодити, або додати зауваження. Усі зміни миттєво фіксуються, а система автоматично інформує учасників про їхні подальші дії.
Серед зручностей — можливість швидкого перегляду документу без його завантаження. Учасники процесу можуть переглядати метадані документів, коментувати їх або одразу підписувати. Це дає змогу економити час і працювати без прив’язки до конкретного текстового редактора. Особливої уваги заслуговує механізм сповіщень: кожен учасник процесу завжди знає, на якому етапі перебуває документ і що від нього очікується. Завдяки цьому система створює ефективний зворотний зв’язок, дозволяючи уникнути помилок ще на етапі узгодження.

Підсумковий документ — автоматично затверджений

Фінальна точка в документообігу — затвердження. Після цього система автоматично додає позначку "Затверджено" до назви документа, а також формує перелік підписантів, що брали участь у процесі. Цей документ автоматично надсилається автору, а можливість скасування підписів блокується для всіх учасників. Завдяки цьому забезпечується високий рівень прозорості та фіксації відповідальності.

Прозорість і контроль на всіх етапах

Система Doc-JetIQ пропонує два варіанти перегляду документів: швидкий перегляд у браузері або завантаження для роботи в текстовому редакторі. Це дозволяє користувачам вибирати зручний формат роботи без втрати доступності.
Інтеграція з платформою JetIQ забезпечує швидке сповіщення про всі дії з документами, що робить процес повністю контрольованим і зрозумілим.

Висновок

Система електронного підпису Doc-JetIQ — це впевнений крок до цифрового майбутнього університету. Вона не лише скорочує час на обробку документів, але й гарантує їхню безпеку та достовірність. Інновація відкриває нові можливості для оптимізації внутрішніх процесів і робить щоденну роботу працівників та студентів більш ефективною.

опублік. Шепітко Тетяна Володимирівна